Tata Acara Sidang

JENIS SIDANG

Acara sidang di PMKRI terbagi dua, yaitu sidang tertutup dan sidang terbuka.

Sidang tertutup adalah sidang yang hanya dihadiri oleh internal organisasi (dalam hal cabang adalah anggota biasa, penyatu, penyokong dan pastor moderator).

Yang termasuk sidang tertutup di cabang antara lain rapat pengurus lengkap (Rapat DPC), dan Rapat Umum Anggota.
Atau di nasional antara lain Rapat Pengurus Pusat lengkap dan Sidang Majelis Permusyarawaratan Anggota.

Sidang terbuka adalah sidang yang bisa dihadiri oleh eksternal organisasi.

Yang termasuk sidang terbuka di cabang antara lain pembukaan/penutupan kegiatan pembinaan formal (MPAB, Mabim, LKK), perayaan Dies Natalis, pelantikan anggota dan pelantikan DPC.
Atau di nasional antara lain pembukaan/penutupan KSR, KSN, perayaan Dies Natalis, dan pelantikan Pengurus Pusat.

TATA RUANG

Sidang Kehormatan

(gambar)

Keterangan posisi:
1. Pimpinan sidang.
Ketua Presidium berada di tengah, diapit Sekretaris Jenderal di sebelah kanan dan Wakil Sekretaris Jenderal di sebelah kirinya.
Kemudian berturut-turut ke arah luar duduk Presidium bidang intern organisasi hingga bidang ekstern organisasi.
2. Mimbar pidato.
3. Ketua dan Sekretaris Panitia.
4. Pemandu acara, pemandu lagu, dan pembaca doa.
5. Peserta sidang.
Undangan khusus, seperti pengurus pusat, pejabat pemerintah daerah maupun pejabat gereja katolik, berada di barisan terdepan.
Undangan lainnya menempati bagian kiri maupun kanan ruangan.

Khusus acara pelantikan, anggota baru atau staf DPC yang akan dilantik menempati bagian kiri ruangan (sisi kanan pimpinan sidang), sedangkan undangan lainnya menempati bagian kanan ruangan (sisi kiri pimpinan sidang).

Sidang RUA

(gambar)

Keterangan posisi:
1. Pimpinan sidang.
Ketua sidang diapit oleh sekretaris sidang di sebelah kanan dan anggota pimpinan sidang di sebelah kirinya.
2. Peserta sidang.

KELENGKAPAN SIDANG

Peralatan sidang yang disiapkan antara lain:
– Taplak meja, berwarna merah tua.
– Bendera kecil dan bendera besar;
masing-masing terdiri dari bendera PMKRI Nasional, bendera Merah Putih, Bendera PMKRI Cabang
– Palu sidang.
– Spanduk tema;
di Cabang Bogor biasanya hanya untuk sidang terbuka.

Peralatan lain yang perlu disiapkan tergantung kebutuhan acaranya.
Misalnya baki untuk meletakkan gordon pada acara pelantikan pengurus atau tanda peserta pada acara pembinaan formal, kitab suci untuk pengangkatan sumpah pada acara pelantikan anggota, dsb.

Untuk kelancaran pelaksanaan acara, orang-orang yang perlu disiapkan antara lain:
– Pemandu acara.
– Pemandu lagu.
– Pembaca doa.

Ada kalanya pembaca doa langsung dilakukan oleh Pastor Moderator.

TERTIB ACARA

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan agar sidang berjalan dengan hikmat dan nyaman.

– Alat komunikasi (seperti radio, pager, handphone, dll) sebaiknya dimatikan selama acara berlangsung; minimal nada deringnya dinon-aktifkan.

Pembawa acara hendaknya mengingatkan hal ini kepada hadirin sebelum acara dimulai.

– Ketika acara sudah berjalan, sebaiknya tidak ada lagi orang yang keluar-masuk ruangan.

Para petugas yang membantu kelancaran acara sendiri diharapkan sudah melengkapi seluruh keperluan acara agar tidak sering bolak-balik ke luar ruangan.

ETIKET BUSANA

Pada dasarnya, pakaian yang dikenakan saat sidang mana pun harus sopan, bersih, dan rapi.

Pada sidang tertutup (seperti rapat umum anggota yang hanya dihadiri internal), pakaian dibolehkan kasual.

Pada sidang terbuka (seperti sidang kehormatan yang dihadiri tamu-tamu dari berbagai kalangan), pakaian sesuai kode busana yang ditentukan. Pimpinan sidang wajib mengenakan atribut PMKRI lengkap.

Yang dimaksud dengan atribut PMKRI lengkap adalah baret dan gordon.

Jika memiliki seragam PMKRI, pimpinan sidang kehormatan wajib mengenakannya.

Yang dimaksud dengan seragam PMKRI adalah setelan celana panjang dan jas PMKRI untuk pria, setelan rok dan jas PMKRI untuk wanita.

Jika tidak memiliki seragam PMKRI, boleh diganti dengan pakaian sipil lengkap berupa atasan jas berdasi untuk pria dan atasan blazer untuk wanita; atau atasan kemeja batik/kain tradisional setempat lainnya.

Pustaka:
PP PMKRI. Tata Protokoler PMKRI. PMKRI. 1986.
Sekretariat PMKRI Cabang Bogor. Petunjuk Tata Cara Sidang di PMKRI Cabang Bogor. PMKRI Cabang Bogor. 1998.
Disunting oleh Constantinus JM Tukan (1992), Septyarini (1995).

Baca juga:
Tata Acara Sidang Kehormatan
Tata Acara Rapat Umum Anggota