Berikut standar penulisan surat resmi di PMKRI (Cabang Bogor):
1. KEPALA SURAT
Berisi nama lengkap DPC/kepanitiaan, alamat sekretariat, dengan logo cabang dan warna dasar sesuai kesepakatan cabang.
Untuk Cabang Bogor, warna dasar pada kepala surat adalah biru laut; melambangkan Santa Perawan Maria.
2. TEMPAT DAN TANGGAL
Ditulis rata kanan. Tujuannya untuk memudahkan pengarsipan, selain kode surat.
Khusus untuk surat mandat dan ketetapan, tempat dan tanggal ditulis di bagian penutup.
(Baca : Panduan Penulisan Ketetapan RUA)
3. NOMOR SURAT
Ditulis rata kiri.
Standar penomoran surat sebagai berikut:
nomor urut pembuatan surat/keorganisasian pembuat surat/kode pihak penerima surat-hal pembuatan surat/bulan/tahun.
Kodifikasi surat :
I – Intern Organisasi
II – Ekstern Katolik Dalam Negeri
III – Ekstern Non-Katolik Dalam Negeri
IV – Ekstern Katolik Luar Negeri
V – Ekstern Non-Katolik Luar Negeri
A – Undangan
B – Permohonan
C – Pemberitahuan
D – Laporan
E – Ucapan
F – Lain-lain (mandat, pernyataan sikap dll)
Kep – Keputusan
Instr – Instruksi
Kbj – Kebijaksanaan
Contoh :
034/PP/I-C/2/1998
Artinya surat dibuat dengan nomor urut 34, ditulis oleh PP PMKRI, ditujukan untuk intern organisasi (cabang) dalam hal pemberitahuan (misalnya tentang pelaksanaan Rakernas), ditulis pada bulan ke-2 (Februari), pada tahun 1998.
055/PPAB/II-B/3/1998
Artinya surat dibuat dengan nomor urut 55, ditulis oleh Panitia Penerimaan Anggota Baru (PPAB), ditujukan untuk ekstern katolik dalam negeri (misalnya Gereja) dalam hal permohonan (pengumuman PPAB), ditulis pada bulan ke-2, pada tahun 1998.
Tiap tingkatan organisasi menggunakan urutan penomoran surat masing-masing.
Jadi, urutan penomoran surat kepanitiaan terpisah dari urutan penomoran surat DPC. Urutan penomoran surat Mandataris terpisah dari penomoran surat DPC. Demikian pula urutan penomoran Ketetapan RUAC terpisah dari urutan penomoran surat DPC.
4. LAMPIRAN
Ditulis rata kiri. Diisi dengan jumlah lampiran.
Contoh :
Lamp : 3 berkas
atau
Lamp : 3 halaman.
5. HAL
Ditulis rata kiri. Menunjukkan inti isi surat; sejalan dengan kode surat. Tidak perlu panjang lebar.
Contoh :
Hal : Permohonan
bukan
Hal : Permohonan Bantuan Dana Dies Natalis.
Penulisan Hal diberi garis bawah tunggal.
6. ALAMAT TUJUAN
Ditulis rata kiri.
Nama penerima ditulis lengkap.
Untuk organisasi biasanya diikuti “Di (nama kota)”.
Sementara untuk perorangan biasanya nama kota diganti dengan “Di Tempat”; karena sifatnya lebih fleksibel untuk diserahkan dimana saja.
Nama kota atau Tempat diberi garis bawah tunggal.
Contoh :
Kepada Yth.
DPC PMKRI Cabang Semarang
Sanctus Gregorius
di
Semarang
Kepada Yth.
Bapak Charles Simamora
di
Tempat
7. SALAM PEMBUKA
Gunakan salam pembuka “Dengan hormat”, baik untuk intern dan ekstern.
8. ISI SURAT
Gunakan kata-kata yang singkat, jelas, padat, baku, dan sopan.
9. SALAM PENUTUP
Gunakan semboyan nasional “PRO ECCLESIA et PATRIA”.
Jika cabang punya semboyan sendiri, gunakan semboyan cabang lebih dulu lalu ditutup semboyan nasional.
Contoh :
Scientia et Caritas
Pro Ecclesia et Patria
10. PENUTUP
Gunakan nama lengkap organisasi/kepanitiaan. Ditulis rata tengah.
11. TANDA TANGAN
Surat keluar dianggap sah bila ditandatangani minimal dua orang sesuai dengan fungsi jabatannya.
Kecuali, surat mandat dari Mandataris RUAC.
Berikut standar penandatangan surat :
a. Surat DPC
Ditandatangani Ketua Presidium (kiri) dan Sekretaris Jendral (kanan).
Atau ditandatangani Presidium terkait (kiri) bersama Sekretaris Jendral/Wakil Sekretaris Jenderal (kanan).
Atau Presidium terkait (kiri) beserta ketua biro terkait (kanan). Dalam hal ini, biro berfungsi sekretaris presidium terkait.
Perhatikan :
– Hindari penggunaan a.n. (atas nama) pada tanda tangan.
Lebih disarankan mengubah nama dan jabatan penandatangan sesuai tingkatan penanggung jawab isi surat.
b. Surat kepanitiaan
Ditandatangani ketua panitia (kiri) dan sekretaris panitia (kanan).
Surat yang terkait DPC, ditambahi “Mengetahui” yang ditandatangani Ketua Presidium.
Dan surat yang terkait Pastor Moderator, ditambahi lagi tanda tangan beliau.
Khusus undangan pelantikan DPC, surat ditandatangani oleh ketua panitia (kiri) dan sekretaris panitia (kanan), berikutnya tanda tangan Ketua Presidium Demisioner (kiri) dan Mandataris Terpilih (kanan).
Dan bisa diakhiri tanda tangan Pastor Moderator.
10. TEMBUSAN
Diisi orang/lembaga yang dikirimi surat yang sama, selain orang/lembaga pada tujuan pertama surat.
Baca juga :
Daftar Panduan Tata Laksana
Leave a Reply